各教学单位：

根据以评促建工作需要，结合近期对全校教学档案室现状调研及学校现有资源情况，现就集中规范开展教学档案室建设通知如下：

    一、时间安排

        2016年4月下旬至5月中旬

    二、建设要求

   （一）档案室建设要求

        1.已有独立档案室的单位要合理布局，使用标准化教学档案存放设备，扩展档案室存储空间，提高空间利用率。

       2.现无档案室的单位要克服困难，加强整改，科学调整和利用现有办公空间，使用标准化教学档案存放设备，保证教学档案能够集中存放。

        3.根据空间等实际情况，各单位可选择标准化储物货架或六节柜作为教学档案存放设备，并配备相应的防尘卷帘。

       4.在档案室建设管理中要充分考虑防火、防水、防尘、防虫蛀等问题。

       5.教学档案室原则上只能用于存放各类教学档案。

   （二）教学档案管理要求

        1.按照学校的有关规定及时做好教学档案的收集整理工作，发现问题要及时整改。

        2.原则上应对超出存放年限的档案及时清理，但可根据实际工作需要适当延长存档时间。对存放时间久远的档案是否应该清理无法判断的，可与学校档案室或教务处沟通解决。

       3.经过本轮规范化建设后，要杜绝教学档案由教师私人保存或存放于办公室等公共空间的现象。

       4.按照学校要求，各单位应对教学档案实行专人管理。

  三、相关要求

1.学校将定于5月中旬对教学档案室进行集中专项检查，请各单位按照本通知要求做好档案室建设工作。

2.学校将统一购置一批用于教学档案存放的设备。各单位如有需要，请填写《教学单位档案室建设项目计划表》，于4月26日前将电子版发送至shpg@dlou.edu.cn，纸质版经单位领导审核签字盖章后报送至学校评建办公室（行政办公室203B）。

    联系人：于盛达        联系电话：84763179

    附  件：教学单位档案室建设项目计划表

                                              评建办公室

                                                                                                            2016年4月20日

附件：教学单位档案室建设项目计划表.xlsx